Quá tải công việc — nhận ra sớm và xử lý trước khi thành khủng hoảng

Quá tải hiếm khi đến đột ngột, nó tăng dần cho tới lúc không còn chỗ để lùi.

Dấu hiệu sớm

• Làm nhiều giờ hơn mà xong ít hơn
• Hay quên việc vặt
• Mắc lỗi không giống mình
• Khó bắt đầu
• Cảm giác không bao giờ hết việc

Mắc những lỗi mà bình thường mình không mắc là tín hiệu rất đáng chú ý.

Vì sao khó nhận ra

• Tăng dần từng chút
• Mỗi lần thêm việc đều có vẻ nhỏ
• Quen với mức tải cao
• Người xung quanh cũng tải cao
• Coi là bình thường

Mỗi việc thêm vào đều nhỏ, nhưng tổng của chúng thì không.

Bước đầu tiên là nhìn thấy

• Viết ra toàn bộ việc đang làm
• Cả việc nhỏ và việc ngầm
• Ước lượng thời gian mỗi việc
• Cộng lại
• Thường lớn hơn nhiều so với cảm giác

Một danh sách cụ thể nói được điều mà cảm giác quá tải không nói rõ.

Về việc ngầm

• Việc không ai ghi nhận
• Hỗ trợ người khác
• Xử lý sự cố nhỏ
• Phối hợp và họp hành
• Chiếm nhiều thời gian hơn ta nghĩ

Phần việc không ai nhìn thấy thường chiếm một phần lớn ngày làm việc.

Phân loại việc

• Việc thật sự quan trọng
• Việc gấp nhưng không quan trọng
• Việc có thể chuyển cho người khác
• Việc có thể bỏ
• Phân loại trước khi quyết

Gấp và quan trọng là hai thứ khác nhau mà hay bị gộp làm một.

Về việc có thể bỏ

• Có việc làm theo quán tính
• Không ai còn cần tới kết quả
• Hỏi xem ai đang dùng
• Đôi khi câu trả lời là không ai
• Bỏ được thì bỏ

Một số báo cáo được làm đều đặn mà không ai đọc từ lâu.

Về uỷ quyền

• Không phải việc gì cũng phải mình làm
• Sợ người khác làm không đúng ý
• Hướng dẫn tốn thời gian lúc đầu
• Nhưng tiết kiệm về sau
• Cũng giúp người khác phát triển

Tự làm hết vì nhanh hơn là cách chắc chắn để luôn quá tải.

Cách trao đổi với quản lý

• Mang danh sách cụ thể
• Nói rõ cái gì sẽ chậm
• Đề nghị thứ tự ưu tiên
• Đưa ra lựa chọn
• Không chỉ nói là quá nhiều

Hỏi nên bỏ việc nào để nhận việc mới là cách đặt vấn đề hiệu quả.

Về việc nhận thêm việc

• Không trả lời ngay
• Xin thời gian xem lịch
• Kiểm tra thực tế còn chỗ không
• Rồi mới trả lời
• Đồng ý vội hay hối tiếc

Xin một ngày để xem lịch trước khi trả lời là hoàn toàn hợp lý.

Về cách từ chối

• Không cần giải thích dài
• Nói rõ lý do ngắn gọn
• Đề xuất thời điểm khác
• Hoặc đề xuất người khác
• Từ chối rõ hơn là đồng ý rồi không làm được

Một lời từ chối sớm tốt hơn nhiều so với một lời hứa không giữ được.

Về nhiều việc cùng lúc

• Chuyển qua lại tốn thời gian
• Chất lượng giảm
• Cảm giác bận tăng
• Gom việc cùng loại lại
• Làm hết một việc rồi sang việc khác

Thời gian mất khi chuyển giữa các việc lớn hơn người ta thường ước lượng.

Về họp

• Chiếm phần lớn ngày ở nhiều nơi
• Hỏi mình có cần dự không
• Xin bản tóm tắt thay vì dự
• Đề nghị họp ngắn hơn
• Giữ khoảng trống để làm việc

Một ngày kín họp là một ngày không còn thời gian để làm việc.

Khi đã nói mà không thay đổi

• Ghi lại những lần đã trao đổi
• Xác định giới hạn mình giữ được
• Bảo vệ giấc ngủ và sức khoẻ
• Vấn đề có thể nằm ở tổ chức
• Không phải do khả năng của mình

Không phải mọi vấn đề quá tải đều giải quyết được ở cấp cá nhân.

Khi đã ảnh hưởng sức khoẻ

• Mất ngủ kéo dài
• Triệu chứng cơ thể dai dẳng
• Tâm trạng đi xuống
• Cần đi khám
• Đây không còn là chuyện sắp xếp công việc

Khi sức khoẻ đã bị ảnh hưởng thì đây là vấn đề y tế chứ không chỉ là quản lý thời gian.

Cách nghĩ thực tế

• Quá tải tăng dần nên khó nhận ra
• Viết ra toàn bộ việc để thấy khối lượng thật
• Đưa lựa chọn khi trao đổi với quản lý
• Xin thời gian trước khi nhận việc mới
• Sức khoẻ bị ảnh hưởng thì cần đi khám

Nội dung này mang tính thông tin chung; hãy khám bác sĩ khi sức khoẻ bị ảnh hưởng.

Câu hỏi thường gặp